SharePoint는 마이크로소프트의 대표적인 협업 플랫폼으로, 구글 드라이브와 비슷하지만 그 이상의 기능을 제공합니다. 팀원들이 소통하고 데이터를 공유하며 함께 작업할 수 있는 공간이자, 공용 파일 저장소·블로그·웹 콘텐츠 관리 시스템(CMS)·인트라넷 역할을 모두 수행합니다.
이 글에서 소개하는 정보와 사용 방법은 SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010, SharePoint Server 2010에 적용됩니다.
개선된 파일 드라이브로서의 SharePoint
몇 년 전만 해도 마이크로소프트의 최신 협업 환경은 두 가지 요소로 구성되어 있었습니다. 바로 이메일과 공유 캘린더를 담당하던 Exchange, 그리고 네트워크 파일 드라이브입니다. 'S', 'X' 같은 드라이브 문자로 불리던 이 네트워크 드라이브에는 팀 전체가 접근할 수 있는 파일들이 보관되어 있었지만, 한 번에 한 명만 편집할 수 있다는 제한이 있었습니다. 이를 우회하려면 파일을 로컬 PC로 복사해 편집해야 했고, 그 과정에서 혼선이 잦았으며 덮어쓰기 오류나 알아볼 수 없는 파일 이름이 양산되곤 했습니다.
마이크로소프트는 이러한 문제를 해결하기 위해 SharePoint를 만들었고, 다음과 같은 장점을 제공했습니다.
- 파일 버전 관리: "우리팀 중요 보고서.doc" 파일 하나만 유지하면 됩니다. SharePoint가 '수정본 1', '수정본 2' 등을 자동으로 관리해 줍니다. 코멘트 기능도 제공되어 각 수정본에 어떤 변경 사항이 포함되었는지 설명할 수 있습니다. 예를 들어 "아론의 피드백 반영본"처럼 남길 수 있습니다.
- 체크인/체크아웃: 한 사용자가 파일을 체크아웃하면 다른 사용자가 수정하지 못하도록 잠그는 기능입니다. 체크아웃된 파일에 접근하려 하면 SharePoint는 로컬 다운로드는 허용하지만, 현재 진행 중인 작업과 동기화되지 않을 수 있다고 경고합니다. 덕분에 최소한 상대방이 작업을 마칠 때까지 기다리는 간단한 업무 흐름이 형성됩니다. 최신 버전에서는 파일 사용이 끝났을 때 알림을 받는 기능도 제공합니다.
- 강력한 색인 및 검색: 모든 것이 검색 하나로 해결되는 시대가 되면서 이 기능은 핵심 요소가 되었습니다. 열두 겹의 폴더를 일일이 파고들며 경로를 맞춰 기억해야 했던 시절은 끝난 것입니다.
- 웹 인터페이스: 향상된 검색 기능과 결합되어 SharePoint는 기업 콘텐츠 협업을 위한 원스톱 솔루션으로 자리 잡았습니다.
- Windows 앱 연동: Microsoft Office 등 Windows 프로그램에서 볼 수 있는 파일 > 열기 대화상자를 통해 SharePoint의 파일을 바로 가져올 수 있습니다.
영리하게도 마이크로소프트는 기존 파일 드라이브 개념도 그대로 유지했습니다. 즉, 여전히 'X' 드라이브에서 Excel 파일을 열어 수정하고 저장하는 익숙한 방식 그대로 작업할 수 있습니다. 다만 백그라운드에서는 SharePoint가 자동으로 파일을 체크아웃했다가 저장 시 체크인하며 버전까지 관리해 줍니다. 이러한 기능들은 지금도 잘 작동하지만, 오늘날의 SharePoint는 단순한 고급 파일 드라이브 그 이상입니다.
Microsoft 365와 SharePoint 협업 플랫폼
구글, 애플, 드롭박스 등이 클라우드 서비스 기능을 발전시키는 동안, 마이크로소프트도 자체 클라우드 서비스를 준비하고 있었습니다. SkyDrive(현재의 OneDrive)라는 새로운 파일 공유 서비스가 단순 파일 공유 기능을 넘겨받으면서, SharePoint는 클라우드 기반 협업과 Office 구독형 서비스를 결합한 Microsoft 365의 핵심 구성 요소가 되었습니다.
SharePoint는 웹 콘텐츠 플랫폼이지만, 흔히 떠올리는 WordPress나 Squarespace와 정확히 같은 것은 아닙니다. SharePoint로 페이지를 만들어 웹사이트로 게시할 수도 있지만, 부서 팀용 사이트를 만든 뒤 그 안에 웹 파트(Web Part)를 배치하는 방식도 가능합니다. 여기에는 공지사항 블로그, Exchange에서 가져온 팀원 명단, 문서 라이브러리, Excel 통합 문서 기반의 데이터 그리드 등이 포함될 수 있습니다.
대외 홍보용 웹 CMS로서는 무난한 수준이지만, 기업 데이터를 한눈에 보여주는 인트라넷으로 활용할 때는 꽤 인상적인 모습을 보여줍니다.
오늘날의 SharePoint란?
오늘날의 SharePoint는 기존의 강점을 계승하면서 Windows, macOS, Android, iOS, 웹 브라우저 등 다양한 환경과 호환됩니다. '사이트(Site)'라는 기본 개념은 그대로 유지되지만, 최근 버전에서는 사이트에 앱을 추가하는 기능이 도입되었습니다. 서드파티 개발자들도 자신들의 앱을 선보일 수 있는 마켓플레이스를 갖추고 있습니다.
SharePoint는 팀의 홈 베이스와 같습니다. 파일, 토론, 공지사항을 비롯해 상상할 수 있는 거의 모든 형태의 협업을 한곳에 모을 수 있습니다.
SharePoint 활용 팁
- SharePoint는 Microsoft 365에 포함되어 있지만, 비즈니스 계정에서만 사용할 수 있습니다. 다행히 이러한 계정은 월 5달러부터 시작하는 저렴한 가격에 이용할 수 있습니다.
- SharePoint의 핵심 개념은 '사이트(Site)'입니다. 먼저 사이트를 설정한 후, 그 안에 콘텐츠나 위젯을 추가할 수 있습니다.
- 예전의 SharePoint는 WordPress처럼 콘텐츠를 입력하면 공개 웹사이트에 게시되는 CMS였지만, Microsoft 365 버전은 협업 공간으로 더 많이 활용됩니다.