우리는 매일 아이폰으로 수많은 반복 작업을 수행합니다. 즐겨 찾는 사이트에서 뉴스를 확인하거나, 가족에게 퇴근 시간을 알려주는 문자를 보내는 것처럼 말이죠. 하지만 애플이 인수한 워크플로(Workflow) 앱을 활용하면 이런 활동들을 자동화해 단 한 번의 탭으로 처리할 수 있습니다. 이 글에서는 워크플로를 사용해 아이폰에서 매일 소중한 시간을 절약하는 방법을 단계별로 소개합니다.
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워크플로(Workflow)란 무엇인가?
워크플로는 한동안 존재해 온 앱이지만, 최근 애플에 인수되면서 앱스토어에서 무료로 공개되었습니다. 핵심적으로 여러 개의 동작(action)을 하나로 연결해 특정 작업을 완성하도록 도와주는 유용한 도구입니다.
프로그래밍처럼 들릴 수 있고 실제로 그와 비슷하지만, 명령어를 입력하거나 전문 용어를 배울 필요는 없습니다. 대신 드래그 앤 드롭 방식의 직관적인 인터페이스 덕분에 누구나 쉽게 작은 자동화를 만들 수 있고, 매일 반복하느라 시간을 낭비하던 일들을 빠르게 처리할 수 있습니다.
자동화할 작업이 거창하거나 복잡할 필요는 없습니다. 애플 뮤직에서 듣고 있는 곡을 트위터에 공유하거나, 그날 예정된 회의 사이의 이동 시간을 계산해 보는 정도면 충분합니다. 자주 사용하는 과정을 더 간단하게 만들어, 더 흥미로운 일에 시간을 쓸 수 있게 하는 것이 목표입니다.
워크플로는 실제로 어떻게 작동할까?
여러분이 조합한 각각의 자동화 작업을 '워크플로'라고 부릅니다. 이것은 보통 하나의 목표를 달성하기 위한 작고 단계적인 루틴입니다. 워크플로를 구성하는 방법을 가장 빠르게 익히려면 앱에 기본 포함된 다양한 예시를 살펴보는 것이 좋습니다.
먼저 앱스토어에 접속해 워크플로 앱을 다운로드하세요. 설치 후 실행하면 앱 사용법에 대한 간단한 소개 화면이 나타나니 몇 초만 훑어봐도 충분합니다.
소개가 끝나면 워크플로 홈 화면에 도착합니다. 여기에는 여러분이 만든 모든 워크플로가 저장됩니다.
화면 상단에는 내 워크플로(My Workflows)와 갤러리(Gallery) 옵션이 보입니다. 갤러리를 탭하면 바로 시작할 수 있는 기존 워크플로가 가득합니다. 아이튠즈나 앱스토어처럼 섹션별로 분류되어 있으며, 작성 당시에는 애플 뮤직 워크플로, 필수 항목(Essentials), 빠른 바로가기, 아침 루틴, 건강 관리 등 여러 컬렉션이 포함되어 있었습니다. 유용해 보이는 항목을 탭한 뒤 Get Workflow 버튼을 누르면 됩니다.
화면 상단의 옵션을 선택해 내 워크플로 영역으로 돌아가면, 방금 고른 워크플로가 추가되어 있는 것을 확인할 수 있습니다.
워크플로를 실행하려면 해당 항목을 두 번 탭한 뒤 화면 상단의 재생 버튼을 누르세요. 선택한 워크플로 종류에 따라 즉시 모든 작업을 진행하기도 하고, 헤드라인을 가져올 뉴스 사이트 지정처럼 추가 요소를 선택한 후에야 작업을 완료하기도 합니다.
워크플로의 구조 들여다보기
기본 제공 워크플로를 사용하는 것도 좋지만, 워크플로의 진짜 힘은 개인 맞춤형 자동화를 직접 만들 때 발휘됩니다. 구성 방식을 파악하려면 선택한 워크플로를 탭해 보세요. 해당 작업을 수행하는 데 사용된 명령 목록이 나타납니다. 명령은 위에서 아래 순서대로 실행되므로 워크플로가 어떻게 '흐르는지' 따라가며 이해할 수 있습니다.
여기서는 세탁 타이머(Laundry Timer) 워크플로를 예로 들어보겠습니다. 타이머를 설정하고 작업이 끝나면 알림을 받아볼 수 있는 기본적인 예시입니다. 명령을 살펴보면 각각 개별 박스 형태로 표시되는데, 메뉴에서 선택한 뒤 디지털 레고 블록처럼 조립하기 때문입니다.
세탁 타이머 워크플로에서 가장 먼저 실행되는 단계는 입력 요청(Ask for Input)으로, "세탁은 몇 분 걸리나요?"라는 질문을 던집니다. 그 아래에는 기본 답변(Default answer) 입력란이 있는데, 세탁물이나 코스에 따라 시간이 달라질 수 있어 비워 두었습니다. 입력 유형(Input Type)은 분 단위 숫자만 넣으므로 '숫자(Number)'로 설정되어 있으며, 원한다면 애플 워치 받아쓰기를 활용하는 옵션도 있습니다.
다음 박스는 날짜(Date)입니다. 항상 오늘 날짜를 사용하도록 설정되어 있으며, 워크플로가 미리 알림(Reminders)에 항목을 추가할 수 있도록 돕습니다. 이어지는 날짜 조정(Adjust Date) 박스는 입력 요청 박스에서 받은 값(타이머로 설정한 시간)을 분 단위로 더해 미리 알림에 표시합니다.
마지막 박스는 새 미리 알림 추가(Add New Reminder)입니다. 타이머가 끝나면 워크플로가 실제로 정보를 미리 알림 목록에 전송해 세탁물을 꺼낼 시간임을 알려주는 역할을 합니다. 아직 권한을 허용하지 않았다면 Grant Access 버튼을 탭해 워크플로가 미리 알림에 접근할 수 있도록 하세요.
처음에는 다소 복잡해 보일 수 있지만, 몇 가지 서로 다른 워크플로를 살펴보다 보면 자동화가 어떻게 조립되는지 감이 잡히기 시작합니다. 물론 이미 만들어진 워크플로만 사용해도 되고, 그런 예시도 아주 많습니다. 하지만 직접 손대며 배우고 싶다면 워크플로 앱도 얼마든지 도와줄 준비가 되어 있습니다.
나만의 워크플로 만들기
워크플로를 만드는 것은 생각보다 어렵지 않지만, 어느 정도의 시행착오는 불가피합니다. 첫 번째이자 가장 중요한 단계는 무엇을 자동화하고 싶은지 명확하게 그리는 것입니다.
목표를 정했다면 해당 과정을 몇 번 직접 실행해 보면서 평소 거치는 단계를 메모해 두는 것이 좋습니다. 이렇게 준비가 끝나면 이제 워크플로로 옮겨볼 차례입니다. 홈 화면에서 Create Workflow 옵션을 탭해 시작하세요.
그러면 어떤 유형의 워크플로를 만들지 묻는 화면이 나타납니다. 유형은 세 가지입니다.
1. 노멀(Normal)
앱 안에서 직접 실행하는 워크플로를 만듭니다. 처음이라면 이 옵션부터 시작하는 것이 좋습니다.
2. 투데이 위젯(Today Widget)
알림 센터 영역에 위젯 형태로 표시되는 워크플로입니다. 자주 쓰는 작업을 빠르게 호출할 때 유용합니다.
3. 액션 확장(Action Extensions)
iOS 공유 시트(공유 버튼을 탭했을 때 나타나는 다양한 옵션)에서 사용할 수 있는 워크플로입니다.
일단은 노멀(Normal)을 선택하세요. 옵션을 탭하면 강조 표시되는 것 외에는 큰 변화가 없는데, 실제로 만들기를 시작하려면 화면을 오른쪽으로 스와이프해야 사용 가능한 모든 명령이 열립니다. 이 명령들을 워크플로에 추가하려면 길게 누른 뒤 오른쪽으로 드래그하면 됩니다.
명령을 하나씩 차곡차곡 쌓아 올리다 보면, 여러분의 필요에 맞춘 맞춤형 자동화 솔루션이 완성됩니다.
예를 들어 사진 찍기(Take Photo) 명령 뒤에 인스타그램에 게시(Post to Instagram) 명령을 추가했다고 해봅시다. 이제 해당 워크플로를 실행하면 카메라 앱이 열리고, 평소처럼 사진을 찍은 뒤 이미지가 인스타그램으로 전송되어 필터를 적용할 수 있습니다. 앱을 직접 하나하나 열 필요가 전혀 없는 것이죠.
자신만의 워크플로를 실험해 보고, 자신감이 붙으면 점점 복잡한 자동화에 도전해 보세요. Create Workflow 페이지에는 전체 과정을 안내하는 단계별 튜토리얼도 마련되어 있으니, 조금의 시간을 투자해 살펴볼 가치가 충분합니다.
지금까지 워크플로라는 새로운 세계를 간단히 둘러봤습니다. 처음에 약간의 시간과 노력을 들일 의지만 있다면, 아이폰에서 반복되는 작업을 눈에 띄게 빠르게 처리할 수 있는 아주 유용한 도구입니다.